Check-in online para hotéis: benefícios e como implementá-lo

Diante da grande competitividade do mercado hoteleiro, é necessário que os hotéis busquem ações que possam oferecer como diferenciais, o check-in online é um deles.  

Ao optar por implementar o check-in online, o hotel facilita o processo de entrada do hóspede, através de tecnologias que centralizam os dados do mesmo e as informações da reserva.  

Por isso, esse processo oferece diversos benefícios tanto para o hóspede quanto para a equipe do hotel. Para saber quais são esses benefícios e como você pode implementar o check-in online no seu hotel, recomendo que leia o artigo até o final. Vamos lá? 

Os principais benefícios do check-in online para hotéis 

As inovações tecnológicas são uma realidade e os consumidores valorizam, cada vez mais, empresas que investem em melhorias deste tipo.  

O check-in online é um processo que tem se tornado uma prática comum no dia a dia da hotelaria e essa tendência tende a ganhar ainda mais reconhecimento no período de retomada do setor, pós covid-19. 

Isso acontece pois existem diversos benefícios em se adotar esse tipo de tecnologia hoteleira.  

Confira:  

Aumento de vendas 

Esse benefício você provavelmente ainda não sabia. Mas sim, é possível aumentar as vendas do seu hotel através do processo de check-in online!  

Isso porquê a centralização de informações do check-in online, permite que você tenha acesso a dados importantes sobre seus hóspedes, que permitem compreender as preferências e necessidades deles.  

Com base nessas informações, você poderá desenvolver produtos, serviços e processos mais alinhados com a expectativa dos seus consumidores. E, sem contar, na grande utilidade dessas análises para suas campanhas de fidelização. 

Centralização de informações 

O check-in online permite que o hoteleiro mantenha uma centralização de informações altamente competitiva para o hotel. 

Uma vez que o hóspede informa os seus dados de cadastro, os mesmos são alimentados em todos os sistemas do hotel, do PMS ao terminal de check-in. 

Além disso, é possível manter um cadastro de hóspede atualizado, o cliente não precisa repetir as informações pessoais em cada etapa do processo de estadia. 

Melhora na satisfação do hóspede 

Por vezes, oferecer um serviço que consiga atender positivamente à expectativa do hóspede parece ser um desafio muito difícil e trabalhoso, porém a verdade é que são pequenos detalhes que fazem a diferença nesta tarefa.  

Então mais do que oferecer um preço competitivo, ou um serviço robusto, é importante que seu hotel se preocupe com a experiência do hóspede, como é o caso, da implementação do Check-in online. O resultado é mais satisfação e uma possibilidade real de captação de novos clientes. 

Agilidade no atendimento 

Imagine um indivíduo que viajou o dia todo de avião, enfrentou filas e escalas, táxis e engarrafamentos para, finalmente, chegar ao destino. Nessas condições, qual o nível de disposição — e de empatia — para enfrentar uma fila ou preencher formulários de check-in tradicionais? 

Essa é uma realidade muito comum, principalmente para quem viaja a trabalho e, por isso, aprendeu a valorizar cada segundo de tempo economizado para descansar e relaxar. Logo, proporcionar rapidez e eficiência na chegada ao hotel pode influenciar bastante no contentamento do cliente.  

Além disso, não é desperdiçado tempo em filas e evita o tédio que é para os recepcionistas em repetir as mesmas informações 1 milhão de vezes por dia. 

Como implementar o check-in online no seu hotel? 

Por fim, separamos algumas formas que você pode utilizar para implementar o check-in online no seu hotel: 

1. FAQ

 “Qual é o procedimento de check-in do hotel?” está entre as dúvidas mais frequentes dos hóspedes. Dependendo do estabelecimento, documentos diferentes podem ser solicitados no check-in e se o viajante não estiver preparado pode atrasar toda a operação. 

Uma das formas mais eficientes de se resolver isso, é disponibilizando uma página FAQ no site do hotel, com todas informações e documentos necessários para o check-in. 

A ideia é tornar esse processo muito mais simples e objetivo, tanto para o hóspede, como para a recepção do hotel. 

2. Chatbot 

Caso você não goste muito da ideia de criar um FAQ, o chatbot pode servir como uma outra alternativa muito eficiente. 

Essa é uma maneira de estar disponível para sanar as principais dúvidas que os viajantes tem sobre o procedimento de check-in do seu hotel, a qualquer momento. 

Além disso, é possível inserir o processo de check-in online no chatbot. Assim, o viajante consegue fazer tudo por meio do chatbot: tirar dúvidas, efetuar reserva e fazer pré check-in online. Facilidade, praticidade e segurança no atendimento ao cliente  

3. Formulário 

Ao invés de preencher o formulário de check-in quando chega na recepção do hotel, o hóspede pode fazer um check-in antecipado na internet. 

Neste caso, o hóspede deverá ser orientado a entrar no site do hotel, preencher um formulário digital, e depois validar a reserva na recepção.  

Toda essa facilidade no processo de check-in, possibilita a atração e a fidelização de novos clientes. Mais do que isso, viabiliza mais chances de construir uma imagem positiva de sua marca e de fortalecer o seu negócio. 

4. Quiosques de Check-in automático na recepção do hotel 

Alguns hotéis também utilizam terminais de check-in automático, que ficam na recepção do hotel e permitem que o hóspede pule todas as etapas tradicionais de check-in 

Com a adoção da tecnologia, que funciona com inteligência artificial, o processo de check-in é completado em menos de um minuto. O hóspede só precisa escanear seu documento de identidade, tirar uma foto e adicionar as informações de contato no terminal. 

Depois de passar por todas essas etapas, sua reserva é validada no sistema do hotel e o terminal automaticamente imprime uma chave em formato de cartão. 

5. Aplicativos mobile 

Uma tendência tecnológica para hotéis é o uso de aplicativos mobile para agilizar a entrada do hóspede, o check-in mobile, normalmente utilizados por grandes redes hoteleiras. 

Além disso, muitas empresas hoteleiras também deixam o hóspede escolher o próprio quarto dentro da mesma categoria. Por exemplo, o viajante pode optar por uma vista para o mar ou para um parque. Ainda, o horário de check-in é personalizado e gratuito. 

O aplicativo também pode trazer informações de serviços, amenidades e opções de almoço, como um concierge digital.

Facilitando o processo de check-out do seu hotel

O processo de saída do hotel, é definido como check-out. Nele, o hóspede deve desocupar o quarto, retirar seus pertencentes e se dirigir à recepção para devolver a chave, ou o cartão de identificação, e efetuar o pagamento de possíveis débitos – como consumo de produtos do frigobar, por exemplo.

Seja no check-in ou no check-out, é fundamental destacar que o hóspede espera rapidez, por isso, todos os processos mencionados acima para agilizar o check-in do hóspede também podem ser usados no check-out.

Assim, o hóspede não vai precisar passar pela recepção para pagar a conta, pois vai receber a fatura por e-mail.

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