Saiba como organizar suas viagens corporativas

Viagens corporativas são parte da vida de muitos(as) executivos(as) e profissionais de negócios. Se você trabalha em alguma área em que fazer viagens corporativas é necessário, precisa saber organizá-las de maneira correta. Uma boa organização permite que você economize tempo e dinheiro, além de garantir deslocamentos com total segurança. Neste artigo, iremos falar sobre boas práticas durante este planejamento, sendo você um agente de viagens especializado, ou até mesmo, o responsável da sua empresa por exercer essa tarefa, o Travel Manager.

Organização logística

A organização logística adequada é a chave para o sucesso de uma viagem corporativa. Para organizar com maestria, é essencial que você conheça a duração da viagem, a rota a ser seguida, os horários de saída/chegada de vôos, horários de check-in e check-out em hotéis, transporte, etc. Vale lembrar que todo esse conhecimento é válido para todos os envolvidos nas viagens. Além disso, é importante lembrar de comunicar o time que irá se deslocar sobre toda a documentação necessária, entre outros pormenores essenciais.

Ter um panorama geral de todas essas informações garante a você o comando necessário para exercer essa função.

Controle financeiro

Organizar as finanças de maneira adequada é imprescindível. É importante estabelecer um orçamento antes de se planejar e, dentro desse plano, deve-se levar em consideração as tarifas de passagens/hotéis, aluguel de carros, alimentação, entre outras despesas. Em geral grandes empresas contam com Politicas de Viagem a Trabelho, que devem nortear os caminhos a serem seguidos, estabelecendo um range de oportunidade. É importante ter controles rigorosos para garantir que as despesas não excedam o orçamento estabelecido e você tenha uma deficiência em seu caixa.

Opte sempre por sistemas de pagamentos unificados e centralizados em uma única plataforma. Outra boa prática é estabelecer o que é gasto corporativo e o que é gasto pessoal do viajante. Por isso, os pagamentos realizados pela equipe durante os deslocamentos profissionais devem emitir alertas em tempo real e serem controlados pelo responsável financeiro.

Segurança

A segurança de um viajante é da maior importância e deve ser levada em consideração ao planejar qualquer tipo de viagem. É essencial que você tenha sempre em mãos informações sobre o local ao qual a equipe vai visitar e saiba quais são os riscos possíveis.

Verifique se o destino que escolheu é seguro para os turistas, faça seguros de viagem e busque sempre por hotéis que priorizem a segurança.

Reserva de voos

A reserva de voos é outra parte essencial do planejamento de uma viagem corporativa d emédio e longo alcance. Os voos diretos frequentemente se mostram como sendo a melhor e mais prática opção. Porém, existem outras opções disponíveis. Se tiver tempo, sinalize voos com escalas que podem ser mais baratos. Verifique as companhias aéreas que voam para o destino buscado e compare preços e serviços para encontrar a melhor opção.

Organização de aluguel de carros

Existem empresas que oferecem o serviço de aluguel de veículos de maneira simples. Você pode pesquisar e encontrar as melhores tarifas e preços para garantir economia. Inclusive, existem serviços de aluguel de carros que possuem frota espalhada no mundo todo. Estas grandes companhias costumam oferecer vantagens para empresas que oferecem fluxo de contratação contínua. Lembre-se: quem tem parceiros, têm tudo.

Organização de hospedagem

Hospedagem em hotéis e/ou pousadas, com certeza, deve ser uma das prioridades da sua lista de tarefas. Para encontrar o hotel ideal, lembre-se de pesquisar hotéis com boas avaliações e melhores tarifas. Além disso, verifique se o hotel possui serviços adicionais, como cafeterias, restaurantes, salas de reunião e outros. Centralizar os serviços essenciais para o viajante em um único local, ajuda a baratear a estadia e organizar melhor a rotina de todos. Você pode ter parceria e até buscar tarifas acordo, ou "fixas", entre a sua empresa e o hotel, ou utilizar o beneficio de tarifas dinamicas, buscando otimizar as reservas.

Organização de alimentação

Muitos são os fatores a serem considerados quando se trata de alimentação. E é essencial saber onde comer quando estiver viajando. Se a viagem for para um destino desconhecido, pesquise cuidadosamente sobre os melhores restaurantes, bares e cafeterias, além de considerar os preços e serviços. Esse cuidado tomado e bem informado para os viajantes, irão fazer uma boa diferença nas finanças quando chegar o momento de prestar contas, e melhora a expeirência do viajante.

O maior número de hotéis e redes conectados de forma online, para garantir rapidez e melhor experiência ao viajante corporativo.

Viagens corporativas são uma parte importante da vida de muitos executivos e profissionais de negócios - e que geram receita para as empresas. Organizar adequadamente todos os passos desta tarefa permitirá que você economize tempo e dinheiro.

Um dos temas mais impactados, são os hotéis. Quando conectados de forma online, facilitam a escolha, rapidez e assertividade, criando maior valor ao usuário e reduzindo tempo e dinheiro.

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